Организация видеоконференций для менеджмента и мотивации удаленной команды

Пост обновлен июнь 4


В условиях удаленной работы руководители и владельцы компаний ищут эффективные решения для менеджмента. Интернет видеоконференция является именно таким инструментом, потенциал и возможности которого многие недооценивают. В этой статье мы продемонстрируем его возможности, расскажем о нюансах и поделимся собственным опытом успешного применения для малого и среднего бизнеса.


Почему интернет видеоконференция — «двигатель» успеха для команды?

Сохранить уровень вовлеченности и эффективности сотрудников, работающих удаленно — одна из приоритетных задач руководителя. Именно совещания в условиях удаленной работы помогут в этом, если вы будете понимать задачи, которые решает правильно организованное и проведенное совещание, планерка:

  • объединять команду для достижения конкретных планов, движения по выбранному пути развития;

  • создавать единый контекст – чтобы коммуникация происходила в одном смысловом поле;

  • давать понимание происходящего в компании, чтобы все участники видеоконференции оставались вовлеченными;

  • вдохновлять и поддерживать – давая обратную связь, обсуждая и решая возникающие проблемы;

  • договориться при решении важных вопросов, четко и понятно для всех распределить ответственность;

  • помочь самоорганизоваться и продуктивно выполнять свои обязанности.

Правильно используя этот инструмент сплочения, обучения и управления, руководитель сформирует у своей команды совместное и деятельное движение к достижению тактических и стратегических целей.

Неэффективное совещание — какая цена управленческой ошибки?

Как ни парадоксально это звучит, но управленцы, которые пренебрегают проведением совещаний с сотрудниками или не хотят учиться правильно использовать эти средства деловой коммуникации, сами разрушают компанию, потому что:


Последствие 1. Нет синергии — нет результатов. Выполняя каждый свои функции, не имея возможности группового обсуждения, сотрудники будут оторваны от «общего делания», а значит об эффективности бизнес-процессов, генерации новых идей, интересных конструктивных решениях можно забыть.

Последствие 2. Неизбежность «выгорания» и потеря сотрудников. Если сам руководитель лишает людей возможности коммуницировать, обмениваться мнениями и эмоциями, они не могут осознавать и поднимать свою профессиональную, социальную значимость в коллективе. И эффективность работы сотрудника,который «выгорает», будет низкой, ведь работать он будет чисто механически. А профессионалы, которые стремятся к развитию и способны на многое — будут постоянно уходить от вас, не получая качественной обратной связи.

Последствие 3. Медленное выполнение задач, срыв сроков. Если руководитель стремится только управлять, но не взаимодействовать с сотрудниками, то его бизнес-цели никогда не будут достигнуты. Потому что, оставаясь «один на один» с задачами, которые ему приходят «сверху», сотрудники не ощущают своей сопричастности к общему делу. И только через коммуникацию, обсуждение задач, прояснение вопросов люди способны эффективно работать и давать результат.


Совещания для удаленной команды – как действовать руководителю?

Интернет видеоконференция — это тот самый инструмент, который необходимо освоить и правильно использовать каждому руководителю компании, работающей удаленно. Давайте разберемся, какие они бывают и в каких случаях их необходимо проводить со своей командой:


1. Оперативные (еженедельные) совещания. Их цель – сконцентрировать внимание участников на конкретных действиях (мозговые штурмы), дать понимание — кто и что делает или же обсудить, оценить полученный промежуточный результат. Такие совещания необходимо обязательно проводить 1 раз в неделю не дольше 1 часа, чтобы руководитель смог:

  • увидеть и оценить вовлеченность, эффективность действий каждого сотрудника;

  • приучить членов команды к дисциплине и ответственности за точное выполнение задач в срок;

  • перестать все «тащить на себе» и уйти от микроменеджмента.

2. Ежедневные (5-15 минут видеозвонки в Zoom) — это решение для компаний, которые только осваивают дистанционный менеджмент. Такие мотивационные планерки помогут быстрее освоиться после офиса, синхронизироваться, реагировать на ситуации. А также это хороший способ для управленцев мотивировать своих людей.


3. Организационные совещания — проводятся в течение 1-2 часа с управленческим ядром в ситуациях, когда необходимо ввести или актуализировать:

  • новые правила, политики, регламенты;

  • описания бизнес-процессов.

4. Стратегические совещания — проводятся для разработки новых планов, а также в случаях возникновения критических экономических, производственных ситуаций. Их проводят с управленческим ядром в течение 60 минут раз в неделю, когда необходимо:

  • выработать новые планы действий для «коротких спринтов», а не долгих стратегий;

  • обсудить возможности и риски, дальнейшие действия.

5. Индивидуальные встречи — обязательны, чтобы эффективность работы сотрудника вашей удаленной команды, не падала. Это поможет укрепить межличностные отношения и необходимо для выстраивания культуры компании. В небольших компаниях руководителю необходимо проводить такие встречи 1 раз в месяц.



Организация видеоконференций — лучшие инструменты для удаленной команды

Технологии, которые уже доказали свою состоятельность и стали помощниками для бизнеса, помогут максимально быстро адаптироваться в условиях удаленной работы и облегчат коммуникацию, взаимодействие, управление руководителям и их командам. В чем же преимущества популярных сервисов Skype, Zoom, Slack? Обеспечивая оперативную текстовую, голосовую и видеосвязь через интернет с пользователями, находящимися в разных городах и странах они также позволяют передавать текстовые сообщения и файлы, демонстрировать рабочий стол участникам во время трансляции, записывать видео, а также:

  • Skype — один из «старейших», но по-прежнему популярных сервисов, в котором возможна групповая видеоконференция до 25-ти участников без ограничения времени на бесплатном тарифе;

  • Zoom — более современный сервис, для проведения видеоконференций, онлайн-встреч длительностью 40 минут в бесплатном тарифе. Реализована функция планирования мероприятия заранее, а также создания повторяющегося события, что очень удобно и дисциплинирует команду;

  • Slack — платформа «нового поколения» и полноценное рабочее пространство, отличающееся структурированностью информации. Руководители, которые хотят обеспечить максимум безопасности и конфиденциальности, будут готовы заплатить за пакет с бесконечными звонками с применением аудио- и видеосвязи для команды до 15 человек. Но эти вложения целиком оправданны, потому что в Slack вы сможете создавать и отслеживать все учетные записи сотрудников.

Как успешно провести видеоконференцию? Чек-лист для руководителя

От того, насколько качественно была проведена подготовка и организация видеоконференций, напрямую зависит вовлеченность и эффективность каждого сотрудника удаленной команды. Этот чек-лист поможет руководителю компании проводить совещания в удаленном режиме так, чтобы добиваться результатов от каждого сотрудника:


Шаг 1. Устанавливаем обязательные для всех правила видеосовещаний:

  • Сотрудники регистрируются на платформе, где проводится совещание только под своим именем, чтобы вы легко могли идентифицировать их;

  • Всегда предупреждайте о планерке за 15-20 минут в общем чате, чтобы люди завершили дела и подготовились;

  • Установите конкретный день, время проведения еженедельной планерки по результатам работы и постановке задач;

  • Камера должна быть включена у всех участников. Если сотрудник уклоняется от выполнения этого правила — это тревожный знак для руководителя и необходимо с этим потом разобраться, чтобы избежать демотивации, «выгорания»;

  • Все участники видеоконференции, кто не говорит, должны выключать свой микрофон, чтобы не создавать посторонних и отвлекающих шумов;

  • Сотрудники должны понимать, что отвлечение на что-либо другое во время планерки — недопустимо, потому что это рабочий процесс;

  • Ведите онлайн-протокол, чтобы люди видели, что в нем фиксируется (задачи, решения);

  • Во время совещания ведите онлайн-запись и протокол, чтобы фиксировать задачи, решения, предложения. Если что-то будет упущено — всегда можно пересмотреть запись;

  • Проводите совещание не больше 60 минут или делайте перерывы;

  • Вовлекайте сотрудников в обсуждение каждые 10 минут, обязательно обращаясь к каждому;

  • Следите за таймингом, чтобы групповая видеоконференция не превратилась в монолог одного человека. Выступление не должно превышать 15 минут.

Шаг 2. Определяем роли участников. Это действительно необходимо, чтобы совещание было эффективным. Поэтому, даже в небольшой компании важно объяснить и закрепить следующие роли:

  • Ведущий (фасилитатор) — задает энергию и контекст совещанию, контролирует выполнение правил. Как правило, эту роль берет на себя руководитель компании;

  • Секретарь, администратор задач – хотя эти функции должны выполнять разные люди, во многих компаниях малого и среднего бизнеса они совмещены. Секретарь несет ответственность за то, чтобы организация видеоконференций прошла успешно:

  1. Заранее оповещает сотрудников и проверяет канал связи,

  2. Собирает вопросы от участников и объявляет тему совещания (если это не еженедельная планерка);

  3. Ведет видеозапись, фиксирует мысли участников, решения и выводы. И на основании протокола сотрудники корректируют свои планы, уточняют текущие задачи.

  • Участник совещания — роль, которой многие пренебрегают из-за чего нередко теряется эффективность совещаний. Важно донести до сотрудников, что именно от их степени сосредоточенности, активных действий, высказывания своей точки зрения напрямую зависит развитие, достижение результатов, улучшение бизнес-процессов в компании.

Шаг 3. Определяем структуру видео совещания с удаленной командой. Как уже говорилось, дистанционный менеджмент предполагает проведение совещаний в разном формате. И руководителю важно придерживаться структуры, чтобы экономить время, и получать максимум пользы от каждого из них. Структура любых совещаний с удаленными сотрудниками строится по следующим принципам:

  1. Идет подключение и каждый обозначает свое присутствие — 5 минут;

  2. Напоминание правил и оргвопросы — 2 минуты;

  3. Далее, в зависимости от вида совещания:

  • На оперативном — именно разбираются, а не дублируются отчеты, анализируются результаты, намечаются шаги для устранения ошибок и выполнения планов;

  • На ежедневном — руководитель должен выяснить причины отсутствия настроения и результатов, задать мотивацию на сегодня, узнать, какая помощь требуется сотруднику для продуктивной работы;

  • На организационном особенно важно задействовать средства деловой коммуникации, чтобы все участники искали оптимальные пути, давали конструктивные предложения и ответы на вопросы «Как нам это улучшить?», «Какие шаги для этого сделать?»;

  • На стратегическом — всегда нужно учитывать контекст, анализировать ситуацию, чтобы топ-менеджеры искали ответы на вопросы «Как нам реагировать на происходящее в компании, нашей нише?», «Что происходит именно у нас?», «Какие возможности, риски для улучшений?», «Какой план мы придумаем?».

4. Вырабатываем план действий, распределяем задачи и заносим это в протокол.


Шаг 4. Управляем энергией. Организация удаленной работы требует от руководителя постоянного управления энергией команды во время совещаний, вовлечения и «отдачи» своей собственной;


Шаг 5. Стремиться к синергии. Только искренне веря в способности своих людей, открыто выражая свои мысли, слушая их предложения, можно действительно решать проблемы и достигать поставленных задач, реализации планов.


Шаг 6. Всегда заканчивайте на позитиве. Каким бы жарким не было обсуждение, какие бы серьезные вопросы ни затрагивались, заканчивайте совещание ободряющим напутствием, мотивирующей цитатой, чтобы сотрудники испытывали подъем сил и работоспособности.


Как видите, такой инструмент менеджмента, как видеоконференция, обладает высоким потенциалом и при правильном его использовании организация удаленной работы не вызовет сложностей. А руководители компаний, получат высокоорганизованную, слаженную и продуктивную команду, готовую действовать из любой точки мира и достигать результатов в бизнесе.

#удаленнаяработа #инстументыдляработы #менеджмент

©2020 Remoteteam ИП Анна Стародубцева

8 800 55 12 12 5

  • Facebook - Белый круг
  • Instagram - Белый круг
  • YouTube - Белый круг