5 реальных способов повысить эффективность работы руководителя в удаленном формате

Пост обновлен 7 дней назад


Читайте в статье:

  • Какие психологические барьеры нужно преодолеть, чтобы эффективность работы руководителя и дистанционный менеджмент «заработали на все 100%»?

  • Почему организация удаленной работы влияет на все сферы жизни и как управление эффективностью руководителя поможет реализовать самые смелые проекты и мечты?

  • Какие 5 факторов нужно проанализировать, чтобы организация времени руководителя повысила личную успешность и результат в бизнесе;

  • Какие принципы тайм менеджмента и лайфхаки используют успешные руководители удаленных команд, чтобы работать и достигать сверхцелей, работая из любой точки мира.

То, о чем так долго мечтали многие руководители и владельцы бизнеса — свершилось! Организация удаленной работы позволяет работать и управлять бизнес-процессами буквально из любой точки мира. Вот только многие управленцы продолжают «тянуть на себе» компании, не зная, как перестроиться. Мы готовы поделиться инструментами и техниками тайм-менеджмента, которые используем сами, чтобы вы действительно могли успешно вести бизнес из любой точки мира.



Управление эффективностью руководителя — как выйти из привычного психологического «тупика»


Привыкнув отвечать за все и за всех, руководители столкнулись с непониманием, как действовать в новой реальности. Что делать и как все успевать? Это самый распространенный вопрос, всплывающий в сознании большинства управленцев. А ведь именно эффективность работы руководителя является тем самым показателем, который «задает ритм» и ведет к успеху всю компанию.


Если вы уже понимаете, что необходимо искать и использовать новые модели менеджмента, так начните с себя и организуйте качественное управление своим собственным временем. Как говорил Стив Джобс, «работать надо не 12 часов, а головой».


Переход на удаленную работу можно сравнить с глобальным масштабным проектом, меняющим сознание, поэтому руководители испытывают 2 психологические проблемы:


Проблема 1. Недостаток чувства собственной важности. В офисном режиме организация времени руководителя была отлажена, он ощущал себя «хозяином» на четко обозначенной территории, все сотрудники были на виду. Управленец постоянно давал советы, решал проблемы за сотрудников и т.д., был в потоке звонков, нередко занимаясь действительно важными вопросами поздно вечером или приходя в офис задолго до рабочего дня.


Проблема 2. Недостаток понимания, знаний. Это о конкретных действиях, которые помогут оставаться влиятельным и успешным. Многим бизнесменам казалось, что только в режиме работы 24/7 они действительно достигают успеха.

Как правило, эти проблемы испытывают те руководители, которые пока не знают, как вести дистанционный менеджмент и организовать свой действительно продуктивный рабочий день в новом режиме.


Возможности удаленной работы для руководителя и бизнеса — чего в упор не видят управленцы?


Тайм-менеджмент владельца компании, работающей удаленно — это целая философия по организации жизни и бизнеса. Ведь не стоит забывать, что бизнес вы задумывали именно для того, чтобы, достигнув успеха, начать реализовывать самые смелые мечты и желания. А на деле разве это так? Фраза о том, что успешен тот, кто успешен в бизнесе, абсолютно теряет смысл, если она не отражает вашего развития, достижений во всех сферах колеса жизненного баланса.


Именно перейдя на удаленный формат вы сможете спланировать и реализовать все задуманное не только в деловой, но и личной жизни, ведь четкая организация времени руководителя поможет достичь того, о чем так давно мечтали:

  • Разработать новые проекты, идеи;

  • Написать книгу;

  • Подняться на горные вершины;

  • Осуществить давно задуманное путешествие, круиз;

  • Действительно выучить иностранный язык;

  • Подготовиться и участвовать в соревновании Ironman;

  • Подолгу жить в разных странах.

Мы готовы рассказать, что же на самом деле мешает руководителям быть эффективными и дать инструменты, чтобы вы перестали впустую тратить время и возможности своей жизни.


«Понять и изменить»: анализируем и устраняем факторы неэффективного тайм-менеджмента


Именно от того, насколько выстроен рабочий график владельца, руководителя компании, напрямую зависят личная успешность и результат в бизнесе. Достичь стратегических целей невозможно, если ваш рабочий день будет длиться 24/7 и пролетать незаметно в рутине дел. Чтобы эффективность работы руководителя удаленной компании оставалась на высоком уровне, нужно устранить и проработать следующие факторы:


Фактор №1. Не выстроены бизнес-процессы и структура. Вы продолжаете бесконечные консультирования сотрудников, проводите массу совещаний, пытаетесь все и всех контролировать, одновременно с этим требуя от людей самостоятельности и инициативы.


Как изменить? Проведите хронометраж 3 своих рабочих дней, фиксируя все, чем вы занимались. Поверьте, в этом списке просто не окажется места для решения действительно стратегических задач.


Что делать? Методика «Альпы» поможет сформировать четкую картину действий, чтобы организация времени руководителя стала эффективной. Важно последовательно пройти по всем 5 стадиям:

  • Сгруппируйте дела по категориям, например, выделите время на важные звонки, решение оперативных задач, просмотр финансовой отчетности и отчетов сотрудников и т.д.;

  • Определите необходимое время для действий по каждому из блоков стадии №1;

  • Зарезервируйте это время в своем календаре в соотношении 40:60, т.е. так, чтобы вы могли заниматься управленческими делами;

  • Расставьте задачи по приоритетам принятия решений и делегируйте то, что можете;

  • Контролируйте выполнение задач, отслеживайте и усовершенствуйте этот список.

Фактор №2. Отсутствие четких целей и планов. После проведенного хронометража и фиксации дел вы поймете, что дистанционный менеджмент принесет результат только при правильном планировании задач и проектов.


Как изменить? Проанализируйте свои стратегические цели в бизнесе и жизни, составьте тактический и оперативный планы по их достижению. Обсудите с командой бизнес-цели и шаги декомпозиции, чтобы сотрудники понимали, куда и как развивается компания.


Что делать? Актуальный метод SCRUM позволяет работать не только с бизнес-задачами, но и личными целями, планами, поднимая продуктивность команды и самого руководителя. Основная идея методики в данном контексте – разложить все задачи на 4 колонки:

  • Бэклог — дорожная карта, которая поможет достичь цели. Задачи из этого списка еще не взяты в работу;

  • Спринт — задачи, над которыми вы будете работать до следующего отчетного периода, который себе назначите (например, неделя, декада);

  • В работе — это ваш список на сегодня;

  • Сделано.

Фактор № 3. Не расставлены приоритеты. Организация удаленной работы руководителя сразу вскрывает эту проблему компаний. Нередко рабочее время управленца тратится на решение оперативных проблем или же он взваливает на себя весь объем текущей работы — объяснения с поставщиками и заказчиками, выяснения с банками и сотрудниками.


Как изменить? Перестать заниматься абсолютно всем в своей компании, научившись делегировать и расставлять приоритеты.


Что делать? Матрица Эйзенхауэра — инструмент, с помощью которого вы научитесь наглядно и просто распределять все свои дела в зависимости от их важности и срочности. Выпишите их в одну из 4 групп:

  • Срочно и важно — эти дела выполняет сам руководитель;

  • Срочно и неважно — задачи для делегирования личному ассистенту или сотрудникам;

  • Несрочное и важное — к этим задачам вам необходимо вернуться позже;

  • Несрочные и неважные задачи — поручить подчиненным.

Как видите, принципы тайм менеджмента позволяют грамотно спланировать рабочее время и качественно улучшить продуктивность первого лица компании.


Как избежать «выгорания» и повысить эффективность работы руководителя?


Офисный стиль управления накрепко закрепил в управленческой модели установку, что руководитель «должен все сам». А переход в удаленный формат работы продемонстрировал насколько деструктивна такая установка.

Поэтому становятся особенно актуальными для проработки еще 2 фактора, которые влияют и на бизнес, и на здоровье, и на качество жизни владельца компании.


Фактор № 4. Отсутствует делегирование. Современный ритм настолько динамичен, что успевать и делать все самому просто нереально, если вы настроены развивать свой бизнес.


Как изменить? Делегирование функций и полномочий личному ассистенту — это мировой тренд, который наконец-то осваивает и отечественный рынок. Такие профессионалы обладают всеми компетенциями и навыками, чтобы не только грамотно выстроить принципы тайм менеджмента для управленца, но и стать доверенным лицом, осуществляющим оперативный контроль в компании.


Что делать? Следуйте этому алгоритму, чтобы понимать, насколько важно и необходимо делегирование именно для вас:


Шаг 1. Определите для себя круг вопросов, задач, которые можно назвать рутинными, повторяющимися.

Например, проконтролировать выполнение решений планерки, проверить ежедневные отчеты сотрудников, составить список дел на новую неделю, дать обратную связь по возникшей проблеме, собрать пакет важных документов, синхронизировать календарь, забронировать гостиницу, провести опрос среди сотрудников о новом продукте, поздравить партнера, важного клиента, а также все то, что вы ранее зафиксировали в матрице Эйзенхауэра.


Шаг 2. Выпишите, сколько времени вы тратите на их выполнение в день, неделю, месяц.

А также отметьте, забывали ли вы о сроках исполнения, пропускали ли время контроля?

Шаг 3. Определите, готовы ли и дальше тратить столько времени на решение операционных вопросов или все-таки делегируете управление эффективностью руководителя личному ассистенту?


Как видите, делегирование начинается уже на этапе постановки задачи, а не является фактом ее контроля после исполнения.


Фактор №5. Отсутствие личной мотивации. Многие управленцы настолько погрузились в рутину и операционку, что совсем забыли, для чего создавали свой бизнес.


Как изменить? В условиях удаленной работы вам действительно стало доступно многое, и это прекрасная возможность, чтобы начать реализовывать свои желания. Вознаграждайте себя за результаты — подписанные контракты, успешные переговоры, наконец-то спланируйте и проведите «отпуск своей мечты».


Что делать? Управление эффективностью руководителя зависит еще и от того, насколько вы ощущаете себя счастливым и реализованным. Добиваются целей, результата те люди, которые сильно этого хотят и действуют, задавая себе вопросы:

  • Что будет, когда я этой цели добьюсь?

  • Что будет, когда я этой цели не добьюсь?

  • Как я пойму, что моя цель достигнута?

Когда вы развиваетесь сами, то хотите улучшить жизнь вокруг себя, заряжаете своей энергией команду, а именно это помогает оставаться продуктивным.


Организация времени руководителя - лайфхаки для эффективности


Управленцы, компании которых только недавно перешли в удаленный формат, сталкиваются с множеством отвлекающих факторов. Поэтому мы делимся лайфхаками, которые чтобы не отвлекаться и повысить эффективность работы руководителя:

  • Определите строгий лимит и конкретное время для просмотра соцсетей, новостей и т.д. во всех своих гаджетах;

  • Синхронизируйте все свои электронные устройства, чтобы, находясь в поездке с семьей или путешествии, на велопрогулке, всегда быть в курсе предстоящих дел, изменений в календаре;

  • Оставляйте «знак» — работая из дома дайте понять домочадцам, что если на дверях комнаты или на рабочем столе стоит определенный «знак», то беспокоить вас нельзя, потому что вы на работе;

  • Избегайте многозадачности — фокусируйтесь лишь на одной задаче, используя технику «Помидор» (Pomodoro). Т.е. введите в привычку заводить таймер на 20 минут и в течение этого времени максимально концентрируйтесь, эффективно работайте.

Эти инструменты ипринципы тайм менеджмента уже доказали свою эффективность и активно используются руководителями, которые хотят повысить свою продуктивность. Уверены, что их применение принесет ощутимые результаты во всех сферах вашей жизни, помогая в удаленной работе компании.

#управлениекомандой #дляруководителей

©2020 Remoteteam ИП Анна Стародубцева

8 800 55 12 12 5

  • Facebook - Белый круг
  • Instagram - Белый круг
  • YouTube - Белый круг